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La conservazione sostitutiva e' il processo grazie al quale e' possibile archiviare con validita' legale e fiscale i documenti in formato elettronico

L’esperienza maturata nel campo della gestione documentale consente a Dms-Group di fornire alle aziende consulenza qualificata in materia di Conservazione Sostitutiva, affiancandole nella gestione delle soluzioni software e dei dispositivi di firma digitale, in conformità con le normative vigenti.

La Conservazione Sostitutiva dei Documenti è il processo che permette di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico. Grazie alla conservazione digitale è possibile infatti ottenere  un documento digitale equivalente, dal punto di vista legale, al foglio di carta compilato e/o firmato in modo autografo.

La Conservazione Digitale dei Documenti offre alle aziende, tenute per legge a conservare nel tempo documentazione di varia natura, la possibilità di risparmiare sui costi di stampa e di archiviazione connessi alla tradizionale conservazione dei documenti cartacei.

Il processo di Conservazione Sostitutiva si articola in:

  • digitalizzazione dei documenti con scansione del supporto cartaceo;
  • autenticazione con firma digitale e marca temporale dei documenti in formato elettronico;
  • archiviazione dei documenti elettronici autenticati presso data center interni o in outsourcing.

Firma Digitale e Marca Temporale

 

La Firma Digitale è l’equivalente elettronico della sottoscrizione.

La firma digitale – associata ad un determinato documento – ne garantisce valore probatorio ai fini civilistici e fiscali. La firma digitale ha infatti valore legale, come stabilito dall’art.15 della legge 59/97.

La Marca Temporale è il certificato associato a un documento informatico, contenente l’indicazione della data e dell’orario certi della sua generazione o ricezione. Per far ciò, si utilizza solitamente il formato UTC (Tempo Coordinato Universale) e l’orario viene costantemente aggiornato attraverso il servizio NTP, adibito alla sincronizzazione con gli orologi atomici mondiali, in modo da garantirne l’esattezza con un margine di pochi millisecondi.

Il processo di conservazione sostituiva, attraverso firma digitale e marca temporale, permette quindi alle aziende di archiviare con validità legale e fiscale i documenti in formato elettronico.

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