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La gestione documentale e' il sistema grazie al quale e' possibile creare un processo documentale aziendale condiviso, in grado di archiviare e rintracciare in tempo reale file, informazioni e documenti in formato elettronico

Una condivisione delle informazioni efficiente e in linea con le normative vigenti è divenuta un’esigenza corrente per le aziende, in considerazione del costante aumento del volume-dati da gestire: si stima infatti che entro il 2020 le informazioni digitali e file aumenteranno del 60%.

Uno studio condotto da Coleman Parkes Reserach mette in evidenza inoltre, che almeno un terzo delle aziende europee non gestisce nè protegge i documenti in maniera corretta. Dall’indagine emerge infatti che il 31% delle società perde documenti importanti, e il 24% non è in grado di tracciare e monitorare le informazioni di business.

Le soluzioni e i servizi offerti da Dms-Group in materia di gestione documentale rispondono in modo efficiente e qualificato a queste esigenze.

Caratteristiche

Il processo di Gestione Elettronica dei Documenti si articola in:

  • imaging: scansione di documenti cartacei;
  • indicizzazione: categorizzazione dei documenti utilizzando  tag o parole chiave appropriate;
  • archiviazione digitale e conservazione sostitutiva: creazione di un database documenti in versione elettronica che consente di automatizzare i processi di ricerca, rendere accessibili e fruibili le informazioni e garantire nel tempo la validità legale e fiscale dei documenti stessi;
  • conversione: trasformazione dei documenti in formati elettronici di diverso tipo;
  • recupero: rintracciabilità dei documenti in modo semplice e veloce;
  • distruzione: eliminazione dei documenti, qualora necessario.

 I documenti sono conoscenza, sono esperienza e fondano la storia di tutte le aziende. Renderli fruibili con un approccio sensato e tecnologico permette di recuperare risorse e tempo prezioso.

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